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  • Alejandro Motta

¿Sabes como administrar los Documentos de tu Proyecto?

Actualizado: 16 de may de 2019

Quisiera compartirle los criterios que utilizamos en PMiQ para administrar los documentos de un proyecto de ingeniería. Este documento forma parte de nuestro sistema interno de calidad.


El objetivo de esta nota es poder contar con un mecanismo idóneo para controlar todos los documentos y datos relacionados con los requerimientos de la Norma ISO 9001, de tal forma de hacer llegar los documentos correctos a los funcionarios adecuados, evitando el uso de Documentos Obsoletos..


Cubre la preparación, aprobación, emisión, distribución y archivo de los documentos y datos requeridos por la Norma ISO 9001, tales como: manual de la calidad, procedimientos, planos, instrucciones y documentos de precedencia externa.


OPERATORIA

Los documentos controlados deberán ser preparados por funcionarios idóneos al tema de que se trate. Deberán tener conocimiento cabal del tema específico y de la Norma en general.

Los documentos serán clasificados y numerados de acuerdo al siguiente código:

.- Los Documentos del Manual de la Calidad llevarán las letras “MC”,

.- Los Documentos del Manual de Procedimientos llevará la letra “MP”,

a dicha letra le siguen el número de requerimiento de la Norma ISO 9001 al cual corresponde.

.- Las Instrucciones de Trabajo correspondientes al Área de Operaciones llevarán las letras “IT”, y a dicha letra le siguen la abreviatura del sub-proceso que se menciona en el Manual de Calidad.

.- Los Planos se identificarán de la siguiente manera:

Es responsabilidad del Representante de la Dirección.

Los documentos controlados son revisados por el Representante de la Dirección y aprobados por la Dirección.


Los documentos controlados se emiten en papel y la copia original se firma su revisión y aprobación en: Listado de Modificaciones del Manuales de Calidad y Procedimiento; las IT y luego las copias del original (fotocopias) se enumeran y llevan al pie con un sello en rojo con la leyenda “DOCUMENTO CONTROLADO”.


Los Planos se emiten en papel y la copia original se firma en dibujo, revisión y aprobación. La distribución de estos en planta son fotocopias del original y se identifican al pie con un sello en rojo con la leyenda “DOCUMENTO CONTROLADO”.


Los Planos de Clientes los originales se encarpetan y se confecciona un índice de los mismos como referencia para controlar su vigencia y las copias de los planos se identifican con sello en rojo con la leyenda “DOCUMENTO CONTROLADO”.


Las copias que no van a ser actualizadas cuando se hace una revisión, se marcarán al pie con un sello en rojo con la leyenda “DOCUMENTO NO CONTROLADO”.


Si es necesario conservar documentos obsoletos, los mismos llevarán un sello en rojo con la leyenda “DOCUMENTO OBSOLETO”.


El Representante de la Dirección distribuirá las COPIAS CONTROLADAS. La distribución de los documentos se hará en mano, retirándose al mismo tiempo el documento obsoleto que será destruido. El destinatario del documento firmará el “RC 4.2.3 B Formulario de distribución de documentación y registros” en el momento en que recibe el documento y la misma será conservada por el Representante de la Dirección.


Los cambios a los documentos y datos pueden ser originados por solicitud de un funcionario de la empresa o porque la experiencia demuestra que tal cambio es necesario.

Se tendrá que hacer la solicitud por escrito al Representante de la Dirección fundamentando la razón del cambio. La revisión del cambio deberá ser redactada por el mismo funcionario que redactó el original. En el caso que dicho funcionario no esté más en esa posición, deberá ser redactado por el funcionario que ocupe la misma.

Junto con la emisión del documento corregido, se tendrá que emitir el índice con el nuevo estado de revisión y, al mismo tiempo, se deberá actualizar el Listado de Modificaciones.

Se hará llegar de inmediato, a los Tenedores del Documento, la correspondiente actualización.



Los documentos controlados deben ser archivados en un lugar seco, bien ordenados y estar a disposición de los funcionarios que necesitan y tienen acceso a los mismos.

En las Áreas de trabajo se tendrán COPIAS CONTROLADAS de los documentos que describen las tareas a realizar en el sector, para ser consultadas por los interesados.


Toda la documentación donde se emiten los originales se encuentran en archivos, en un directorio de la computadora del Representante de la Dirección y se tiene backup en otro disco rígido.

Cuando se revisa la documentación se mantiene el archivo de la revisión anterior en el mismo directorio de la computadora y se realizan las copias de backup mencionadas anteriormente; se guardan siempre los dos últimos backup.


Estos documentos pueden ser Normas, reglamentos, manuales, leyes, etc. Se guardan en una carpeta para tal fin y se registran en el Listado "RC 4.2.3 A Tabla de control de documentación"


El Representante de la Dirección deberá llevar un Listado de los documentos controlados que se emiten, donde conste: el nombre y número del documento, fecha de emisión y estado de revisión. El listado es el "RC 4.2.3 A Tabla de control de documentación"


Registros

RC 4.2.3 A Tabla de control de documentación

RC 4.2.3 B Formulario de distribución de documentación y registros



Con esta información, ahora puedes mejorar tu metodología o adoptar ésta si es que no tienes ninguna.


Si requieres asistencia, puedes comunicarte con nosotros...


#Control #Seguimiento

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